Aplicación de programas control de calidad en las firmas para trabajos de auditoría
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El entorno de negocios se ha tornado más complejo en épocas recientes, derivado, entre otras cosas, de los escándalos financieros. Lo anterior, ha detonado expectativas muy amplias para la profesión contable por parte de reguladores, empresarios y, por supuesto, de los inversionista, por lo que la profesión ha tenido que reaccionar ante ello con nuevas reglas para asegurar el desempeño adecuado de los Contadores independientes.
En el postulado III del Código de Ética Profesional en relación con la calidad de los trabajos se hace mención a que: “en la prestación de cualquier servicio se espera del Contador Público un verdadero trabajo profesional, por lo que siempre tendrá presentes disposiciones normativas de la profesión que sean aplicables al trabajo específico que esté desempeñando. Asimismo, actuará con la intención, el cuidado y la diligencia de una persona responsable”.
Algunas firmas de auditoría ya cuentan con programas internos de control de calidad para sus trabajos que se han implementado desde hace varios años y cuyo objetivo principal es proporcionar una seguridad razonable de que la firma y su personal cumplen con los estándares profesionales, regulatorios y legales, además de que los informes y otros entregables emitidos por dicha firma son los apropiados en las circunstancias.
Un objetivo fundamental del proceso de control de calidad es fomentar, construir y/o consolidar una cultura organizacional orientada a la alta calidad y valores éticos, por medio de actividades y programas que permiten medir cualitativa y cuantitativamente dichos objetivos dentro de las firmas de auditoría.
Entre los objetivos específicos que han desarrollado las firmas, además de los antes expuestos, se encuentran los siguientes:
· Evaluar si el sistema de control de calidad es adecuado, ha sido apropiadamente diseñado e implementado y opera de manera efectiva.
· Evaluar la eficacia de la aplicación de las políticas de control de calidad a nivel de las auditorías.
· Evaluar la calidad de las auditorías llevadas a cabo, así como la documentación de las mismas de acuerdo con las propias políticas de las firmas, las regulaciones y los estándares profesionales.
· Contribuir a la mejora continua de la calidad de los trabajos por medio de la identificación de los asuntos, análisis de las causas y desarrollo de los planes de acción adecuados para atacar las causas de los temas identificados.
El principio fundamental es que el programa de calidad esté diseñado para medir el desempeño de los profesionales en los trabajos asignados de manera objetiva para identificar oportunidades de mejora en la calidad de dichos trabajos.
Alcance de las revisiones
El alcance para la revisión de los trabajos efectuados en un periodo determinado debe cubrir normalmente todas las localidades en las que opera la firma de auditores y a todos los socios responsables de la propia firma, quienes deberán ser revisados de manera periódica (por ejemplo, una vez cada tres años). Sin embargo, cuando el socio obtiene resultados que requieren mejora o no satisfactorios, los periodos de revisión pueden ser consecutivos. Asimismo, hay factores adicionales a considerar como crecimiento de la firma, cambios en las posiciones líderes de la firma, número de horas manejado por los socios, cambios en el ambiente externo en que opera la firma, etc., que deberán ser considerados para determinar el alcance y periodicidad de la revisión de calidad.
Selección de los trabajos
Los trabajos a ser revisados forman parte de los portafolios de clientes de los socios o líderes de los proyectos, considerando entre otros, lo siguiente:
· Trabajos de alto riesgo (derivado de la industria, ambiente regulatorio, etcétera).
· Periodo de tiempo desde la última vez que se revisó.
Duración de la revisión de los trabajos
La duración de la revisión dependerá principalmente del tamaño del trabajo que estará siendo sujeto de revisión. En promedio, las revisiones se pueden llevar a cabo en alrededor de una semana, por uno o varios revisores con la experiencia profesional adecuada para el nivel de complejidad y tamaño del proyecto bajo revisión.
Planeación de la revisión de calidad
Como parte del proceso de planeación de la revisión, las firmas deben documentar aspectos tales como:
· Nombres de los responsables del proceso de calidad.
· Alcance de la revisión.
· Seguimiento de los asuntos identificados el año anterior (si hubiera).
· Otros aspectos de planeación.
Equipo revisor
El equipo revisor deberá ser de un tamaño adecuado que permita ser supervisado por un líder durante el proceso de revisión. Dependiendo del tamaño de las firmas, los equipos de revisión pueden estar comprendidos por una ubicación geográfica como una oficina, un trabajo de tamaño significativo, una sucursal fuera del país o una función completa. Los revisores deberán tener conocimientos relevantes, experiencia, autoridad, objetividad e independencia. El equipo revisor normalmente incluye también participantes con diferentes especialidades como en sectores de industria (bancos, seguros, etc.); así como en diferentes áreas (valuaciones actuariales, forense, US GAAP, IFRS).
Funciones del líder de la revisión
El líder de la revisión normalmente es un socio experimentado, tiene autoridad para manejar el proyecto y lleva a cabo actividades como:
· Monitoreo de su equipo y asegurarse de que estén suficientemente entrenados y supervisados.
· Revisa a detalle las conclusiones de los revisores.
· Valida que las conclusiones sean consistentes con los parámetros de calificación definidos.
· Brinda una perspectiva adicional e independiente sobre alguna situación compleja identificada en el proyecto revisado.
· Asiste a reuniones de cierre en donde los trabajos serán calificados como no satisfactorios.
· Revisa los comentarios que surgen de los proyectos revisados y homologa la ponderación efectuada por el revisor, para asegurar homogeneidad en el proceso de revisión de todos los proyectos.
· Organiza reuniones con su equipo revisor para intercambiar puntos de vista de los asuntos identificados que le sean de utilidad para una reunión de cierre con la firma. Estos comentarios normalmente también incluyen asuntos detectados como “mejores prácticas” los cuales son aspectos positivos de la firma.
Aspectos a ser considerados como parte de la revisión
Como parte del proceso de revisión, cuyo objetivo es evaluar el apropiado enfoque de auditoría, identificación de riesgos y objetivos críticos de auditoría y asegurar que la evidencia de auditoría sustenta la opinión emitida, se consideran, entre otros:
· Características del cliente. Subsidiaria de un cliente de auditoría en otro país, cliente local, cliente público, segmento de mercado al que pertenece, qué requerimientos de informes se solicitaron (bajo normatividad local, USGAAP estados financieros o revisión limitada, IFRS estados financieros o revisión limitada, informes que fueron incorporado a un reporte ante reguladores como la SEC y la BMV, auditorías integradas, etcétera).
· Periodo del informe emitido. Horas invertidas en dicho proyecto.
· Nombre del socio, gerente y socio de calidad, principalmente, incluyendo el cumplimiento de los requerimientos técnicos y de experiencia requeridos por el proyecto.
· Honorarios del trabajo.
· Otros servicios prestados por la misma firma a ese cliente.
· Involucramiento de especialistas de la firma (actuarios, impuestos, TI, etcétera).
· Existencia de un contrato firmado por el cliente para tener evidencia escrita de que el cliente está de acuerdo con los términos y condiciones del trabajo (con cláusulas tales como alcance del trabajo, descripción de los entregables, fechas compromiso, responsabilidades del cliente, honorarios, entre otras).
· Niveles de materialidad para el desarrollo del trabajo.
· Aplicación de muestreo.
· Detalle de procedimientos analíticos llevados a cabo, otros procedimientos sustantivos, eventos subsecuentes, procedimientos de fraude, negocio en marcha, temas específicos (reconocimiento de ingresos, deterioro, provisiones, arrendamientos, consolidación, instrumentos financieros, beneficios a empleados, contratos significativos, estimaciones hechas por la administración del cliente, conciliación de las cifras auditadas con los estados financieros).
· Que se cuente con la carta de declaraciones de la administración y, por supuesto, que la opinión del auditor sea la adecuada en las circunstancias.
Documentación de la revisión
El proceso de revisión se puede documentar en un algún papel de trabajo o cuestionario diseñado para el propósito específico, que los revisores utilizarán para asegurar el cumplimiento de los estándares de la firma y las regulaciones aplicables.
Resultados de la revisión
Cada uno de los trabajos revisados contará con una evaluación la cual estará asignada por el revisor. Esta calificación es la evaluación del revisor sobre la calidad del trabajo realizado, el cumplimiento con las políticas y procedimientos de la firma, juicios clave hechos, entre otros. El líder de la revisión supervisa y se asegura de que los comentarios del revisor son consistentes con la evaluación final. Para determinar que la calificación es apropiada, el revisor y el líder consideran la naturaleza e impacto de los asuntos detectados, así como los factores mitigantes que se identifiquen.
Es importante señalar que aun cuando se encuentren factores que quizá por sí mismos no sean tan representativos, la suma de un número importante de ellos puede impactar la evaluación final del trabajo.
Las evaluaciones pueden estar clasificadas en cuatro: satisfactorio, satisfactorio con comentarios, requiere mejora y no satisfactorio.
Satisfactorias
La revisión indica que las conclusiones alcanzadas son las apropiadas y el revisor no tiene comentarios sustanciales del trabajo, en relación con la documentación o el cumplimiento con los estándares profesionales de la propia firma.
Satisfactorio con comentarios
Los trabajos suelen ser calificados como satisfactorios con comentarios cuando el revisor identifica asuntos que no impactan la evaluación final del trabajo, pero que la documentación o los procedimientos llevados a cabo requieren mejora. Por ejemplo, debilidades u omisiones en la ejecución de procedimientos que requieren aclaraciones o documentación adicional en los papeles de trabajo, pero que no son significativos en relación con las conclusiones alcanzadas.
Requiere mejora
Los trabajos suelen ser evaluados como tal cuando el informe está soportado con el trabajo y los informes no presentan deficiencias materiales. Sin embargo, se requiere mejorar en uno o más de los siguientes factores:
· El informe del auditor, aunque no está incorrecto, incluye debilidades o deficiencias en relación con las políticas de la firma, leyes aplicables, regulaciones o estándares profesionales.
· Hubo explicaciones orales significativas respecto a la ejecución y las conclusiones alcanzadas para permitirle al revisor concluir que el trabajo llevado a cabo fue suficiente.
· El equipo de trabajo requiere adicionar documentación a los papeles de trabajo para aclarar los procedimientos que se llevaron a cabo o las conclusiones alcanzadas en áreas significativas.
· Hay inconsistencias significativas en el trabajo de auditoría documentado y las conclusiones alcanzadas.
No satisfactorios
Los trabajos evaluados como no satisfactorios surgen cuando no se llevaron a cabo o no se emitieron de conformidad con las políticas de la firma de auditoría y los estándares profesionales en todos los aspectos materiales. Cuando se llega a dicha conclusión, normalmente se debe llevar a cabo un análisis para determinar las causas que originaron dicha evaluación con el objeto de identificar las causas fundamentales y realizar las acciones correctivas correspondientes. Dentro de estos factores pueden encontrarse los siguientes:
· Cargas de trabajo excesivas para el socio y gerente del proyecto, lo cual no les permitió realizar una adecuada supervisión del trabajo.
· Rotación del personal clave del equipo de trabajo.
· Fecha en la que se inició el trabajo (muy cercano a la fecha de liberación para el propósito respectivo).
· Equipo de trabajo inadecuado o inexperto.
· Falta de conocimiento de los estándares profesionales o de las políticas de la firma.
Asuntos a considerar cuando un trabajo es evaluado como poco satisfactorio
Cuando los resultados de la revisión indican que un entregable del proyecto era inapropiado o que hubo procedimientos que no se realizaron, la firma debe determinar qué acciones son apropiadas para dar cumplimiento a los estándares profesionales, regulatorios y legales. Asimismo, determinar si se trata de un hecho aislado o de un factor indicativo de que el resto de los trabajos de ese socio pudiera estar en condiciones similares.
Seguimiento a trabajos que requieren mejora o no satisfactorios
Es importante señalar que una vez que se identifican aspectos de mejora, se detonan los siguientes pasos:
· Acciones remediales en relación con el trabajo revisado o a la persona.
· Comunicación de los hallazgos a los responsables de entrenamiento y práctica profesional.
· Comunicación de algún cambio necesario a las políticas y procedimientos de control de calidad a los responsables.
· Medidas disciplinarias para quien no cumplió adecuadamente con las políticas y procedimientos, especialmente para aquellos que incumplan de manera repetida.
· Desarrollo de un plan de acción de medidas correctivas de las deficiencias identificadas.
· Comunicación de los hallazgos y los planes de acción a los distintos niveles profesionales dentro de la firma, lo cual puede incluir entrenamientos, cambios en los materiales de entrenamiento, así como reenvío de políticas y procedimientos; esto debe incluir medidas de seguimiento.
· Evaluación de necesidades de apoyo fuera de la firma cuando no cuenta con los recursos necesarios o por alguna otra razón, si no es capaz de ejecutar acciones oportunas para el adecuado cumplimiento de los asuntos identificados.
El proceso de revisión pudiera resultar complicado para la firma de auditoría, ya que la duración de las revisiones es directamente proporcional al número de socios a ser revisados. En muchos casos, la suma de las evaluaciones individuales genera una evaluación a nivel de firma y esto conlleva a implementar más o menos acciones o a darles seguimiento, pero, sobre todo, resulta en un proceso aún más complicado para el socio sujeto a revisión.
Con base en lo ya detallado, se desprenden retos y oportunidades significativas para el adecuado y oportuno cumplimiento de la norma de calidad y el compromiso como profesión que tenemos al respecto.
C.P.C. María del Carmen Montemayor Sánchez
Socia de Ética e Independencia
KPMG México
