Escrito por Carlos Rada | 12-01-2023
Desde la
antigüedad los mercaderes y empresarios han tenido la necesidad de
controlar y cuantificar las posesiones de sus negocios y empresas dando
origen a la contabilidad. La contabilidad se originó como una necesidad
para poder tener el control de las mercancías y las finanzas. De esta
manera, la definición moderna de contabilidad nos dice que debería
mostrar una foto de la Empresa en una fecha determinada. Es decir, una
herramienta para saber cuáles son nuestros activos o derechos (de cuánto
dinero disponemos, cuánto dinero nos deben nuestros clientes, qué
inversiones tenemos, etc.) y cuáles son nuestros pasivos u obligaciones
(cuánto dinero debemos a los proveedores, a las administraciones o
cuáles son nuestras deudas), en definitiva, una herramienta para obtener
los estados financieros de nuestra Sociedad.
Una tendencia que cada vez estamos viendo más a menudo desde el área de Outsourcing de BDO es la aparición de una contabilidad de mínimos que podemos definir como Low Cost.
Esta contabilidad no se centra en registrar la imagen real de la
sociedad sino en cumplir con los requisitos mínimos para cumplir con las
obligaciones fiscales y mercantiles (pagar impuestos y presentar cuentas anuales).
Por ejemplo, se contabilizan las facturas para poder preparar y
presentar las declaraciones de IVA pero no se hace ningún seguimiento de
algunas partes fundamentales de una contabilidad de calidad como pueden
ser analizar los saldos de los proveedores y clientes, preparar las
conciliaciones bancarias (comprobar que lo que tenemos en el banco es lo
mismo que tenemos en la contabilidad), contabilizar las amortizaciones
del inmovilizado de la sociedad (registrar la pérdida de valor de
nuestros activos), controlar los préstamos concedidos o solicitados por
la Sociedad (distinguir entre la deuda a largo y corto plazo y registrar
el devengo de intereses), dotar provisiones para gastos y contingencias
o contabilizar las periodificaciones de gastos e ingresos. Con el
tiempo, descuidar estas áreas fundamentales que son parte de un cierre
contable, provoca que se acumulen errores contables y conlleva a la
obtención de unos estados financieros que se alejan preocupantemente de
la realidad.
Otro riesgo de esta contabilidad de mínimos surge
con el Impuesto de Sociedades. La sociedad debe pagar un porcentaje
sobre su beneficio pero al no tener correctamente reflejado en los
estados financieros la situación real de la sociedad el importe de las
pérdidas o ganancias puede estar distorsionado, poniendo a la sociedad
en un riesgo fiscal que puede finalizar con inspecciones por parte de la
Agencia Tributaria y sanciones económicas significativas.
Otros problemas que puede provocar no llevar una contabilidad
correcta y fiable es la dificultad para obtener financiación, acceder a
licitaciones públicas de contratación o no poder tomar decisiones
acertadas en la gestión de la Sociedad.
Un caso típico son las Startups que se enfrentan a una Due Diligence
para una ronda de financiación y no tienen una contabilidad y unos
estados financieros de calidad, lo que retrasa y complica las rondas en
muchas ocasiones.
Si la sociedad va creciendo puede encontrarse con otro tipo de
problemas ya que podría pasar a ser una Sociedad auditada por Ley y los
auditores podrían no aceptar esa contabilidad de mínimos sin incorporar
salvedades en su informe. Esto podría ocasionar una pérdida de
credibilidad de la sociedad en ese momento, afectar a su reputación,
sembrar dudas en los inversores o comprometer una posibilidad de venta
en el futuro.
Otro inconveniente común que estamos encontrando es el uso de
herramientas tecnológicas mal aplicadas. Es una gran innovación, sobre
todo en cuanto a tiempo y recursos, introducir las facturas en un
escáner conectado al software contable para que se contabilicen solas
pero si no hay un responsable que revise esa información y se preocupe
de que la información registrada es correcta de poco sirve. No es útil
tener la mejor herramienta del mundo si el resultado es erróneo.
Relacionado con este punto nos encontramos con cuentas anuales que son
preparadas automáticamente por algunas aplicaciones contables donde la
información proporcionada deja bastante que desear y suele limitarse a
la cumplimentación de unos cuadros genéricos que no siempre cumplen con
la normativa contable. Por un lado para cualquier inversor será
complicado entender unas cuentas anuales donde sólo se incluyen tablas
de datos sin ninguna explicación y por otro existe el riesgo de que las
cuentas anuales no puedan ser depositadas en el Registro Mercantil por
no cumplir los requisitos mínimos.
A lo largo de estos años nos hemos encontrado con este tipo de
contabilidad y sus consecuencias y cada vez más a menudo recibimos a
nuevos clientes que necesitan revisar sus libros contables y una puesta
al día de su contabilidad.
Somos conscientes de que en el momento en que se crea una sociedad
son muchos los gastos a los que hay que hacer frente, uno de esos
gastos, que será fijo durante la vida de la misma, son los honorarios
contables. Muchos empresarios, con el objetivo de ahorrar costes, optan
por esta contabilidad de mínimos que en ocasiones realizan ellos mismos
sin estar totalmente capacitados u optan por contratar gestorías “Low
Cost” que no garantizan una contabilidad de calidad.
Desde el área de Outsourcing de BDO queremos resaltar estos puntos
para que los empresarios y emprendedores se aseguren de que los
honorarios que van a pagar por su contabilidad tengan incluidos un
mínimo de calidad y no sea demasiado tarde cuando se den cuenta de los
riesgos contables.
