¿REALMENTE SABES HACER INVENTARIOS? Chequea estos 10 pasos – PIL Group Consulting
Muchos creen que es solo contar, tener
una sumadora, anotar en un papel y después vaciar en la computadora y
que no se requiere previo entrenamiento, en fin, pareciera una actividad
normal, rutinaria, que se realiza cada cierto tiempo o casi nunca y muy
pocos saben explicar y entender su utilidad y beneficio para el área
operativa, comercial, ventas, contable, financiera, entre otras.
La exactitud de inventarios deviene de
modelos desgastados que subordinaban en jerarquía al almacén frente al
área contable, que maximizan la necesidad por desarrollar inventarios
generales que les permita contar con información más exacta, la cual
afecta en el resultado anual de declaración de impuestos, heredándose
así premisas sobre gestión efectiva para incrementar la exactitud de
inventario, pero ¿cuán necesario es un inventario general al cierre de
año?, ¿existe algún trabajo que lo sustituya?
Un inventario general requiere de una
planeación que permita minimizar la probabilidad de errores de conteo,
ya que una oportunidad así requiere de mucha inversión de Tiempo, dinero
y esfuerzo que es irresponsable y económicamente muy costoso volver a
repetir por un error en su ejecución, al tener en cuenta las siguientes
10 consideraciones podríamos conseguir los resultados esperados de este
trabajo y minimizar sus riesgos de error:
1. ESTABLECER EL PROCESO.
Es recomendable considerar tres tipos de conteos, asignando grupos por
áreas, iniciando con un barrido al 100% y tomando como punto de
referencia la información de nuestros registros administrativos,
posteriormente se cruzan la información los grupos y se validan unos con
otros en el segundo conteo y se va a un tercer conteo para corregir o
validar las diferencias que se mostraron en el primero y un último
conteo, entre el jefe de almacén y el responsable del inventario.
2. PRE INVENTARIO.
Toda actividad debe contar con un trabajo previo que garantice el orden y
cumplimiento de los objetivos, una toma de inventario requiere
facilitar al personal la ubicación e información de los artículos,
descartándose iniciar con el proceso de existir duplicidad de
ubicaciones en el almacén, información distinta o inexistente de los
artículos y ubicaciones tanto en físico como en los registros, de lo
contrario el segundo conteo se dilatará en tiempos identificándose
también errores de conteo.
3. CORTE DOCUMENTARIO.
Te habrá pasado en algún momento escuchar “mientras se realice el conteo
continuarán las operaciones tanto en recepción como en despacho y
llevaremos un control paralelo”, lo más apropiado siempre será evitar el
error que podría presentarse al detener parcialmente la operación del
almacén, los intereses comerciales podrían condicionar la decisión, como
consecuencia de no tener un plan de abastecimiento y de ventas que
permita prever el cierre total de las operaciones del almacén.
4. TERCER CONTEO
para validar las diferencias con el Jefe de Almacén. Es necesario que el
último conteo sirva para asegurar la diferencia encontrada y que sea
aceptada por el jefe de almacén habiéndose agotado toda probabilidad de
sustento de las diferencias, evitándose las suspicacias en los sustentos
posteriores.
5. SUSTENTAR LAS DIFERENCIAS
Observando posibles cruces. ¿Por dónde comenzar?, los errores operativos
son más frecuentes y de mayor acceso de información en artículos con
características similares en los cuales se deberá identificar si entre
ellos se justifica la diferencia.
6. UN TERCERO DEBERÁ REALIZAR LOS AJUSTES DE DIFERENCIAS.
Para mantener la transparencia en el proceso un responsable externo al
almacén deberá actualizar las cantidades reales y encontradas en el
sistema.
7. LLEVAR UN LISTADO DE INCIDENCIAS.
Al listar los motivos sobre las diferencias daremos un paso adelante en
procesos de mejora continua, propiciando la corrección de las causas de
las diferencias en el inventario.
8. NO REINICIES LAS OPERACIONES SI NO SE HAN REALIZADO LOS AJUSTES.
Es incorrecto asumir la toma de inventario tiene dos o más etapas,
pensando en una primera conformada por los conteos y una segunda etapa
el periodo de sustentación de las diferencias, estas actividades deben
desarrollarse sin reiniciar las labores del almacén, es como una bola de
nieve dónde las diferencias pueden incrementarse durante este plazo a
través de los mismos o nuevos errores, intencionales o propios de la
operación, un inventario no termina en el tercer conteo este termina
cuando se haya realizado el último ajuste.
9. INVENTARIOS REALIZADO POR PERSONAL DE LA EMPRESA.
Tercerizar el trabajo con una empresa que brinda este servicio puede
generar grandes dolores de cabeza, cuando los artículos cuentan con un
alto grado de complejidad para el reconocimiento es preferible realizar
la tarea con personal interno de la empresa, pero ¿qué ocurre si no
contamos con personal disponible?, no nos compliquemos y contratemos
personal eventual alternándolo y armando equipos con personal de la
empresa, lo más probable es que estas empresas también lo hayan
considerado y le demande mayor costo.
10. INVENTARIOS CÍCLICOS.
La clave no es esperar al cierre de año para llevar un control, una
política de monitoreo continua mediante inventarios cíclicos favorecerá
en la reducción de los márgenes error, en los procesos operativos y en
la exactitud de la información.
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