Hoy veremos, desde el punto de vista de la empresa auditada, los puntos que son esenciales a la hora de recibir a los auditores. Ante esta actividad surgen una serie de preguntas que abarcan desde los documentos a preparar hasta los pasos a seguir durante la revisión. Trataremos de dar respuesta a la mayoría de estas dudas:
- El auditor analiza las especificidades de la compañía y del sector en el que trabaja antes de dar comienzo a la primera auditoría. En función de esta aproximación, suministra a la gerencia de la empresa una lista de documentos requeridos para poder llevar a cabo su labor. Dependiendo del tipo de empresa y/o del tipo de auditoría a realizar pueden requerirse unos documentos u otros, pero siempre habrá informes básicos que aparezcan en todos los requerimientos. Si Usted es el contador de la empresa y no comprende alguno de los requerimientos no dude en solicitar una reunión con los auditores a fin de que le clarifiquen la situación.
- La primera auditoría es la más larga y difícil de preparar, en las siguientes, la lista de documentos requeridos por los auditores es menor y las preguntas a responder son menos, dado que los auditores ya han formado parte de sus archivos y conocen mejor a la empresa. Una vez realizada la primera auditoría, los responsables de la organización conocerán el proceso, cómo trabajan los auditores y qué documentación debe estar preparada para el inicio de las siguientes revisiones.
- Cada persona que participe en la auditoría, conocerá y entenderá los procesos, procedimientos e indicadores de la compañía o, al menos, del área donde trabaja. Cada departamento contará con una lista de chequeo donde se indiquen los documentos que le corresponden a cada quien.
- Antes de que los auditores lleguen a la empresa la administración debe estar al día y, por supuesto, la contabilidad revisada y actualizada.
- Lo primero que realizarán los auditores será el archivo legal de la entidad. Para ello deberán contar con el documento constitutivo de la sociedad así como con todas las modificaciones subsecuentes hasta la actualidad (aumentos y/o disminuciones de capital, venta de acciones, actas de aprobación de estados financieros anuales, actualizaciones del archivo de la empresa en el respectivo registro mercantil, nombramiento y destitución de la junta directiva y del comisario de la entidad…). De igual forma, se anexará original y copia de los registros de la empresa ante los organismos fiscales respectivos, tanto nacionales (RIF para el caso de Venezuela), como locales (alcaldías, impuestos estatales, etc.).
- El siguiente punto será verificar la actualización de los libros legales de la empresa. Los libros diario, mayor, inventario y balance, actas y accionistas deberán estar al día y de acuerdo a la normativa para cada país. Libros auxiliares como pueden ser los del IVA o cualquier otro registro propio del tipo de empresa a auditar deberán cumplir las leyes específicas y también estar actualizados.
- Las declaraciones de impuesto sobre la renta, IVA, impuestos municipales, contribuciones parafiscales como aportes a la seguridad social, planes de vivienda y educación, desarrollo de la ciencia y tecnología y el deporte o cualquier otro tributo, deberá estar archivado de manera ordenada y completa. La idea es que los auditores puedan verificar de manera rápida y ordenada que se han cumplido, en las fechas previstas, con todas y cada una de las obligaciones legales de la entidad.
- Se preparará un informe donde se especifiquen los otros asesores de la empresa, resaltando los asesores legales. Este informe deberá contener nombre completo, dirección, teléfono y correo electrónico de todos ellos.
- Es muy recomendable contar con un organigrama, lo más detallado posible, de la organización. Este informe guiará a los auditores a través del entramado de la entidad. Sin embargo, es recomendable que, a ser posible, un empleado de la organización sea el que reciba las solicitudes del equipo de auditoría y las canalice dependiendo de su naturaleza.
- Se tendrán impresos los balances de comprobación y los mayores analíticos de la empresa de, al menos, el ejercicio a auditar y el anterior. Estos informes se realizarán con el mayor detalle y de forma tal que sea muy fácil ubicar cualquier documento solicitado por los auditores.
- Se dispondrá de los estados financieros a la fecha del cierre del ejercicio: balance de situación, estado de resultados, estado de cambios en el patrimonio, estado de flujos de efectivo y notas. Si se trata de una revisión de intermedia, será necesario el balance de comprobación detallado, el mayor analítico y el estado de situación y de resultados a esa fecha.
- Si la empresa cuenta con auditoría interna, posiblemente los auditores externos soliciten los informes realizados por este departamento.
- Se deberá contar con todos los listados auxiliares que soporten los saldos globales de los balances. Son ejemplos típicos los auxiliares de cuentas por cobrar clientes y pagar proveedores, así como cuentas por cobrar y pagar empleados. Estos auxiliares serán detallados y mostrarán cada uno de las facturas que compone los respectivos saldos, agrupados a ser posible, por antigüedad y concepto (para el caso de los empleados).
- Las conciliaciones bancarias deben estar completas y actualizadas. Las partidas pendientes deben ser las mínimas posibles o inexistentes. Recordemos que una conciliación no es un reporte inacabable de documentos pendientes por registrar.
- Los asientos contables deberán estar correctamente archivados y contar con todos los soportes. Su ubicación debe ser fácil y rápida.
- Los registros de inventario deben ser claros y precisos. Se debe contar con un ordenado sistema de entradas y salidas de mercancía y/o productos que garantice la integridad de esta partida. De igual forma, el método de valoración debe estar claramente especificado.
- Los registros de propiedad, planta y equipo deben ser detallados e incluir los respectivos cuadros de amortización y/o depreciación, así como cualquier otro informe interno o externo que haya sido utilizado para evaluar los activos.
- Los prepagados deberán contar con sus cuadros de amortización actualizados.
- Los préstamos bancarios deberán estar chequeados entre tesorería y contabilidad y arrojar los mismos saldos. Se contará con cuadros detallados por banco, tipo de préstamo, vencimiento, aval, etc.
- Los cálculos relativos a empleados deberán coincidir entre contabilidad y capital humano. Si la empresa tiene un contrato colectivo propio deberá ser suministrado al equipo de auditoría.
- Ante las preguntas de los auditores el personal debe contestar con seguridad. Recuerde que nadie sabe más de su trabajo que Usted, que lo hace todos los días. Por otro lado, si no se entiende alguna pregunta o requerimiento no dude en solicitar que se lo expliquen.
- Por favor, antes de entregar cualquier información a los auditores chequee que está completa, que es la información solicitada y que es coherente.
- Una pauta básica aplica a cualquier auditoría: cuanto más ordenada y completa esté la información y mas análisis haya adelantado el cliente, la auditoría será más breve y los resultados serán mucho mejores. Un buen control interno por parte de la empresa auditada desemboca, casi siempre, en una auditoria más rápida y en un informe sin objeciones.
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